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医学融合与实践中心关于2023年12月授位临床医学在职研究生 学位档案归档及领取学位证书的通知
作者:   来源:    发布时间:2024-01-09 08:45:42   浏览次数:

各培养单位、2023年12月授位临床医学在职研究生:

现将医学融合与实践中心2023年12月授位在职研究生学位档案归档及学位证领取工作安排如下,请各培养单位及申请学位个人按照“规范学位档案整理、完整报送学位档案及相关材料后,方可领取学位证的原则”按时、按要求完成。

一、归档内容

1.学位档案材料1份。

2.归档学位论文2本(线装本,不装订在档案卷中),论文侧面下方“山东大学”下面用碳素签字笔写上作者姓名。

注意:各培养单位请将学位档案材料与线装论文分别整理,按学生类型及学号顺序排放整齐后报送。

3.博士(2寸)、硕士(1寸)授位学生个人正面免冠彩色照片一张,学生背面写明学号姓名。

注意:各培养单位请将寸照按照博士硕士、学号大小进行排序,统一装入一个信封。

4.博士生论文答辩照片三张(5寸-7寸):导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人正在答辩正面照。每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师,ⅹⅹⅹ与答辩委员会,ⅹⅹⅹ正在答辩)。无须光盘。博士三张纸质版照片装一个信封,信封写明学生学号、姓名与类型。

二、《研究生管理系统》中有关信息录入

学生领取学位档案后,登陆并完成“山东大学研究生管理信息系统”中学位档案相关信息录入:登陆“山东大学研究生管理信息系统”(http://www.gradms.sdu.edu.cn/login)选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,进入卷内目录填写界面。

填写数据要求如下:(形成时间为当时填写此材料的时间)。例:

材料名称

形成时间

份数

页数

备注

学位论文答辩申请书

2023.12

1

4


注意以下几点:

1.页面中如显示灰色部分为系统自动生成,学生不能更改。

2.(1)形成时间格式为YYYY,MM,份数、页数为数字格式;

(2)份数是指同一种类型的材料有几份;

(3)页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页,双面如果都有内容为2页),如:论文答辩表决票5份,每份1页,那么份数填5,页数应该填5;

(4)论文页数填写论文总页数。

3.信息填写完毕后,点击提交按钮。




4.表决票的粘贴方法如图:左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角标流水号。

三、打印学位档案的卷内目录并依照目录整理档案

研究生管理系统内选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,点击“打印”按钮,打印卷内目录。然后,根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

(一)档案材料的整理与立卷

1.打印卷内目录:

(1)学生在山东大学研究生信息管理系统中打印;

(2)第一页目录,只填写形成时间、页码;

(3)目录页不编页码;

(4)目录后的一页为第一页,顺序编页码,有字即是一页,正反面的算2页;

2.文件组卷:

博士、硕士学位归档材料按人组卷,一人一卷。一般每卷不超过200页;

3.排序:

博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列;

4.编码:

按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号(1、2、3、…)直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标,学位论文仅在封面右下角接学位档案的末页进行编号,论文里面不要编写号(例如学位档案最后一页为103页码,学位论文仅在封面右下角编写104,论文里面无需按照这个顺序编号)。编号完成与卷内目录核对页号是否一致(页号为此材料的起始号,系统自动生成,如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误,请修改更正);

5.材料特殊说明

同等学力硕士

(1)卷内目录中的“资格审核简况表”即入学资格审核产生的材料《同等学力人员申请硕士学位资格审查表》,一式两份,另一份学生自行归档进入单位人事档案;

(2)卷内目录中的“所在单位推荐书”即入学资格审核产生的材料,在《同等学力人员申请硕士学位资格审查表》中的装订着,一式两份,另一份学生自行归档进入单位人事档案。(自2021级开始学校招生简章中入学材料中不再有“所在单位推荐书”);

(3)卷内目录中的“拟答辩人员资格审查表”即答辩资格审核阶段产生的材料《在职研究生申请学位论文答辩资格初审情况表》。

(4)请在《备考表》之前额外加入两项材料:《预答辩意见书》一份、《预答辩真实性承诺书》一份;

在职专业学位硕士:

(5)卷内目录中的“山东大学在职人员申请临床医学硕士专业学位资格审核简况表”即入学资格审核产生的材料《同等学力人员申请硕士专业学位资格审查表》,一式两份,另一份学生自行归档进入单位人事档案。

(6)卷内目录中的“在职人员申请临床医学硕士专业学位单位推荐书”即入学资格审核产生的材料,在《同等学力人员申请硕士专业学位资格审查表》中装订着,一式两份,另一份学生自行归档进入单位人事档案。(自2021级开始学校招生简章中入学材料中不再有“所在单位推荐书”);

(7)卷内目录中的“在职人员申请临床医学硕士专业学位拟答辩人员资格审查表”即答辩资格审核阶段产生的材料《在职研究生申请学位论文答辩资格初审情况表》;

(8)请在《备考表》之前额外加入三项材料:《专家推荐书》(答辩资格审核阶段产生的材料)两份为不同专家、《预答辩意见书》一份、《预答辩真实性承诺书》一份;

同等学力博士:

(9)卷内目录中的“申请博士学位资格审核表”即入学资格审核产生的材料《同等学力人员申请博士学位资格审查表》,一式两份,另一份学生自行归档进入单位人事档案;

(10)卷内目录中的“申请博士学位推荐书”即入学资格审核产生的材料,包括单位推荐书1+专家推荐书2,一共两套,另一套学生自行归档进入单位人事档案;

(11)卷内目录中的“学位课程考试试卷”即开题时产生的材料,开题考核的两门课程《专业课》、《专业外语》试卷;

(12)请在《备考表》之前额外加入四项材料:《成绩单》加盖研究生院公章的一份、《山东大学同等学力申请博士学位人员培养计划完成情况审核表》答辩资格审核阶段产生的材料一份、《博士研究生论文开题及工作计划书》一份、《预答辩真实性承诺书》一份;

在职专业学位博士:

(13)卷内目录中的“临床医学博士专业学位成绩考核表”后须粘贴一份加盖研究生院公章的成绩单;

(14)卷内目录中的“临床医学博士专业学位论文评阅书”中须额外粘贴加入一份《博士自评表》自系统内下载导师审核签字,如有申诉的请加入《申请情况表》,如有复审的请加入《修改情况表》;

(15)请在《备考表》之前额外加入四项材料:《山东大学年在职临床医师申请博士专业学位资格审核表》一份、《预答辩意见书》一份、《预答辩真实性承诺书》一份、《脱产计划及执行书》一份。

6.填写卷内备考表:

请点击《备考表》下载;时间填好!此表按顺序附最后一页即可,不需编号。

7.填写卷皮:

(1)案卷题名:山东大学2023-2024第一学期毕业(本人姓名)博士/硕士学位申请书、学位论文等。

(2)归档单位:学生填写医学融合与实践中心

(3)起止时间:卷内文件最早时间-卷内文件最晚时间。举例: 2018.11-2023.12。

(4)页号:学位论文封面右下角铅笔编的流水号。




(5)装订:除学位论文外,其它材料按规范要求装订成册。方法是三孔一线,装订前应去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物)。三孔一线方法如图:

(二)学位档案规格与质量要求

1.凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿,必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。

2.归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

3.归档文件材料应统一规格。

4.归档学位论文必须是线装本(论文另附不用装订在卷中),论文侧面下方“山东大学”下面用碳素签字笔写上自己的名字。

(三)必须核查以下归档材料及内容(见下表)

序号

检查内容

备注



1

卷内目录是否自己在系统内打印。


2

是否按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列。


3

标号是否正确。

按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号(1、2、…)直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标

4

编号完成与卷内目录核对页号是否一致。


5

最后一页是否为备考表。博士备考表前一页是否是成绩单。


1

归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿,且为研究生作者本人及其导师亲笔签名的正本。


2

用笔及书写是否符合要求。

归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

3

归档论文是否为线装本。

1本

1

案卷题名:山东大学2023-2024第一学期毕业(本人姓名)博士(硕士)学位申请书、学位论文等。


2

归档单位:齐鲁医学院(第一临床学院、第二临床学院、医学融合与实践中心)选择对应二级学院填写。


3

起止时间:卷内文件最早时间-卷内文件最晚时间。


4

页号:论文首页右下角铅笔编的流水号。


1

除学位论文外,其它材料是否按规范要求装订成册。


2

是否为三孔一线法,线是否拉紧系好。


3

装订前是否已去掉文件材料上的金属钉整个卷不允许有任何金属装订物


4

是否将装订本侧面的棱折好。

一般20页左右一个棱,归档封皮有轻微折棱痕,可根据归档实际厚度折折棱。

四、特别提示

1.人事档案

凡领回材料中,仅一式两份的材料此次学位档案整理过程中仅装入一份,如在职资格审核简况表、学位审批书(或专业学位申请书)、成绩单、开题报告等。归档完成学位档案后,一式两份中剩余一份的材料是学生个人授位后,自行联系工作单位归档于个人人事档案,请封存后交回人事关系所在单位。

2.学位论文务必要有本人及导师的签名。

3.请检查各自学位审批书(或专业学位申请书)最后一页“学位证书编号”一栏是否填写,相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。

4.学位审批书(或专业学位申请书)最后一页“校学位评定委员会”信息请按如下填写:

学位审批书

校学术委员会开会时间2023年12月29日

校学位评定委员会人数

59人

出席委员人数

41人

同意授予学位票数

41人

不同意授予学位票数

0

弃权票数

0

以上3、4请务必按要求补充并填写,否则会导致个人档案信息不完整。

五、学位档案材料及学位证领取

1.医学融合与实践中心的各培养医院教育处领取归档材料:学生的学位材料、归档封皮、线装线、学位证封皮、学位证书。要求:必须按照“规范学位档案整理、完整报送学位档案相关材料后方可领取学位证的原则”完成归档工作。不见规范的学位档案,不可发放学位证书。

医院领取归档材料时间2024.1.2-1.3

医院领取/报送归档材料地址

山东大学趵突泉校区教学八楼一层研究生教育办公室

丁老师:0531-8838 2776

周老师:0531-8838 2358

医学融合与实践中心培养医院报送档案时间:2024.1.16日之前完成报送或寄达

2.学生归档及领取学位证:学生至培养医院教育处领取档案袋,按照要求规范完整归档,归档后,交至培养医院教育处,教育处检查无误后,学生领取学位证书。


医学融合与实践中心研究生办公室

2024年1月9日